Rekisteriseloste: Ajas ajanvarausjärjestelmä
Henkilötietolain (523/99) 10§ mukainen rekisteriseloste Flexumin ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmälle sekä Tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Flexum
Y-tunnus: 2127168-6
Osoite: Kangastie 12, 00630 Helsinki
Sähköpostiosoite: wilkman.mikko@gmail.com
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Mikko Wilkman
wilkman.mikko@gmail.com
Kangastie 12, 00630 Helsinki
050 5917511
3. Rekisterin nimi
Flexumin asiakaskäyntien rekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet
Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito.
Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen ja käynnin yhteydessä.
Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen.
Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön. Rekisterinpitäjä voi myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle, mikäli asiakas on sen sallinut. Asiakas voi kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen wilkman.mikko@gmail.com.
5. Rekisterin tietosisältö
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Asiakkaan ilmoittamat asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot
• Käynnit
6. Tietojen luovuttaminen säännönmukaisesti ja siirretäänkö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Tietojen säilytys
Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai niin pitkään kun laki sitä edellyttää. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit.
Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.
8. Tietojen suojauksen periaatteita
Rekisterinpitäjän käyttämä palvelimen ylläpitäjä ja GDPR-asetuksen mukainen Tiedon käsittelijä on Ajas Oy.
Ajas on A1 luokan potilastietojärjestelmäksi sertifioitu. Sertifiointiprosessissa on varmennettu tietoturvakäytännöt ulkoisen auditointitalon toimesta.
Rekisteritiedon käsittelyyn käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja palvelin sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallennetta palvelimelle selkokielisenä vaan ne säilytetään suolattuina ja kryptattuina “salt” kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa Upcloud Oy:n palvelinsalissa Helsingissä. Tietojen säilyvyys on varmistettu automaattisten varmuuskopioiden avulla.
Ajas Oy:n henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja jokainen on allekirjoittanut salassapitosopimukset, jossa sitoutuvat olemaan paljastamatta mitään asiakastietoihin liittyvää tietoa.
Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä me teimme. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset.
9. Tarkastus- ja kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä.
Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan 2 kertaa vuodessa.
10. Evästeet ajanvarausjärjestelmän käyttäjille
Käytämme sivuillamme ajanvarausjärjestelmässä ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Ilman evästeitä ajanvarauspalveluun kirjautuminen ei onnistu. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli ajanvarausjärjestelmässä vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
11. IP-tiedot
Rekisterinpitäjän käyttämässä Ajas-ajanvarausjärjestelmässä vierailevien käyttäjien IP-osoitteet tallentuvat niille varattuun lokiin. Lokia käytetään mahdollisiin virheselvityksiin sekä tietoturvan ylläpitoon. Lokiin on pääsy rekisterinpitoon käytettävän Ajas-järjestelmän henkilöstöstä ennalta määrätyillä henkilöillä.
12. Lainsäädäntö
Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.
Rekisterinpitäjä on laatinut organisaatiossa GDPR:n 30. artiklan mukaisen sisäisen Selosteen käsittelytoimista.